Il regime forfettario ha reso semplice e leggera la vita fiscale di centinaia di migliaia di professionisti, ma non e’ una condizione eterna. Al superamento di certe soglie, al verificarsi di determinate cause ostative o semplicemente per scelta di convenienza, il professionista entra nel regime ordinario: un sistema piu’ articolato, in cui l’IVA torna protagonista, il reddito si determina analiticamente e gli adempimenti si moltiplicano. Capire come funziona questo regime, quando vi si approda e come governarlo e’ essenziale per non subire il passaggio come un salto nel vuoto.
Questa guida spiega che cosa significa operare in regime ordinario come lavoratore autonomo, come si determina il reddito secondo il principio di cassa, quali sono gli obblighi IVA e contabili, come incidono contributi e ritenute, e in quali casi il regime ordinario e’ non solo obbligatorio ma addirittura piu’ vantaggioso del forfettario.
Quando si entra nel regime ordinario
Il professionista applica il regime ordinario in tre situazioni tipiche. La prima e’ il superamento della soglia di ricavi/compensi del regime forfettario, fissata a 85.000 euro: se nel corso dell’anno i compensi incassati superano gli 85.000 ma restano entro i 100.000 euro, il regime forfettario cessa dall’anno successivo; se invece si superano i 100.000 euro, la fuoriuscita e’ immediata, con obbligo di applicare l’IVA gia’ dall’operazione che determina lo sforamento. La seconda e’ la presenza di una causa ostativa (ad esempio il possesso di partecipazioni in societa’ di persone o in SRL a ristretta base che controllano attivita’ riconducibili, o redditi di lavoro dipendente eccedenti i limiti). La terza e’ la scelta volontaria del contribuente, che puo’ optare per il regime ordinario quando lo ritiene piu’ conveniente. Il tema della fuoriuscita e’ approfondito nella guida su come uscire dal regime forfettario.
La determinazione del reddito: il principio di cassa
Il reddito di lavoro autonomo si determina ai sensi dell’art. 54 del TUIR come differenza tra i compensi percepiti e le spese sostenute nel periodo d’imposta. Vige il principio di cassa: conta il momento in cui il compenso e’ effettivamente incassato e la spesa effettivamente pagata, non la data della fattura. E’ una differenza sostanziale rispetto al reddito d’impresa, dove prevale il principio di competenza, e condiziona la pianificazione di fine anno: anticipare o posticipare un incasso o un pagamento di pochi giorni puo’ spostare il carico fiscale da un’annualita’ all’altra.
A differenza del forfettario, dove il reddito e’ calcolato applicando un coefficiente di redditivita’ ai compensi, nel regime ordinario i costi sono deducibili analiticamente: beni strumentali, ammortamenti, canoni di leasing e locazione, spese per collaboratori, consumi, spese di rappresentanza, spese di aggiornamento professionale, ciascuno secondo le regole e i limiti di deducibilita’ propri. Proprio questa deducibilita’ analitica e’ la chiave per valutare la convenienza: chi sostiene costi elevati per produrre il proprio reddito trova nel regime ordinario un vantaggio che il forfettario, con il suo coefficiente fisso, non puo’ offrire.
L’IVA: l’adempimento che cambia tutto
Nel regime ordinario il professionista e’ soggetto passivo IVA a tutti gli effetti. Deve applicare l’aliquota alle proprie prestazioni, emettere fattura elettronica, liquidare periodicamente l’imposta (mensilmente o trimestralmente, in funzione del volume d’affari e dell’eventuale opzione), versare quanto dovuto e detrarre l’IVA sugli acquisti inerenti all’attivita’. Deve inoltre presentare la dichiarazione IVA annuale e le comunicazioni delle liquidazioni periodiche (LIPE). La gestione dell’IVA e’ il vero salto di complessita’ rispetto al forfettario, che ne era esonerato: richiede una contabilita’ tenuta con continuita’ e una liquidazione puntuale, perche’ gli errori in questo ambito sono tra i piu’ sanzionati.
Le regole di detrazione impongono il requisito dell’inerenza: l’IVA e’ detraibile solo per gli acquisti afferenti all’attivita’, con limiti specifici per alcune categorie (autovetture, spese di rappresentanza, telefonia). Quando emergono stabilmente crediti IVA, entrano in gioco gli istituti della compensazione e del rimborso, trattati nella guida su credito IVA e rimborso.
Ritenuta d’acconto e rapporti con i committenti
Le prestazioni del professionista rese nei confronti di sostituti d’imposta sono soggette a ritenuta d’acconto del 20% sui compensi (art. 25 del D.P.R. 600/1973). La ritenuta operata dal committente e’ un acconto sull’IRPEF dovuta dal professionista: va a ridurre il saldo in dichiarazione e, quando le ritenute superano l’imposta dovuta, genera un credito. A differenza del forfettario, che non subisce ritenuta, il professionista in regime ordinario deve quindi monitorare le ritenute subite e certificate, perche’ sono parte integrante del calcolo finale dell’imposta.
La contabilita’: semplificata od ordinaria
I professionisti adottano di norma la contabilita’ semplificata, incentrata sui registri IVA e sull’annotazione di incassi e pagamenti; e’ possibile optare per la contabilita’ ordinaria, con tenuta del libro giornale, degli altri libri e del registro dei beni ammortizzabili, quando la dimensione dell’attivita’ o esigenze gestionali lo rendano opportuno. In entrambi i casi la tenuta della contabilita’ impone regolarita’, conservazione sostitutiva dei documenti informatici e rispetto delle scadenze. Per questo molti professionisti scelgono di affidarsi a un servizio strutturato di contabilita’ per professionisti in regime ordinario, che tiene insieme registrazioni, liquidazioni IVA, dichiarazioni e scadenzario.
IRPEF, addizionali e il nodo IRAP
Il reddito di lavoro autonomo concorre alla formazione del reddito complessivo ed e’ assoggettato all’IRPEF progressiva per scaglioni, oltre alle addizionali regionale e comunale. E’ un cambio di prospettiva rispetto al forfettario, dove si applica un’imposta sostitutiva unica (del 15%, ridotta al 5% per i primi anni delle nuove attivita’): nel regime ordinario l’aliquota marginale cresce con il reddito, e questo e’ il principale elemento di confronto quando si valuta la convenienza del passaggio. Il meccanismo degli scaglioni e del calcolo del netto e’ descritto nella guida sul calcolo dell’IRPEF.
Un chiarimento utile riguarda l’IRAP: a decorrere dal 2022, le persone fisiche esercenti arti e professioni e gli imprenditori individuali non sono piu’ soggetti all’imposta (art. 1, comma 8, della Legge 234/2021). Il dibattito storico sulla "autonoma organizzazione" ha quindi perso rilievo per il professionista individuale, che non versa piu’ IRAP; l’imposta resta invece dovuta dalle societa’ e dalle associazioni professionali.
I contributi previdenziali
Sul fronte previdenziale, il professionista iscritto a una cassa di categoria (avvocati, ingegneri, commercialisti, medici e cosi’ via) versa i contributi secondo le regole del proprio ente. Il professionista privo di cassa e’ invece iscritto alla Gestione Separata INPS, con aliquota, per il 2026, pari al 26,07% del reddito, entro il massimale annuo di 122.295 euro. I contributi versati sono deducibili dal reddito, il che attenua in parte il carico complessivo. La pianificazione previdenziale non e’ un dettaglio: incide sul netto, sull’acconto e sulla sostenibilita’ finanziaria dell’attivita’.
Quando il regime ordinario conviene davvero
Il regime ordinario non e’ soltanto l’approdo obbligato di chi supera le soglie: in diversi casi e’ la scelta piu’ efficiente. Conviene quando i costi deducibili sono elevati rispetto ai compensi, perche’ il coefficiente forfettario sovrastimerebbe il reddito; quando si sostengono investimenti importanti in beni strumentali, la cui IVA puo’ essere detratta e il cui costo puo’ essere ammortizzato; quando si hanno molte spese con IVA che nel forfettario resterebbero un costo pieno; e quando si prevede di crescere stabilmente oltre le soglie, nel qual caso impostare da subito una contabilita’ ordinaria evita transizioni traumatiche. La valutazione va fatta sui numeri reali dell’attivita’, confrontando il carico fiscale e contributivo nei due regimi: e’ un’analisi che conviene aggiornare ogni anno, perche’ il punto di pareggio si sposta con il variare di compensi, costi e aliquote.
