La fattura elettronica è obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA dal 2024, ma il numero di domande che genera è inversamente proporzionale alla chiarezza con cui viene spiegata. Questa guida copre tutto: l'obbligo di legge, la struttura del file XML, il percorso attraverso il Sistema di Interscambio, ogni codice natura IVA con esempi pratici (da N1 a N7 con tutte le sottocategorie), l'autofattura, il reverse charge, la conservazione sostitutiva e le sanzioni. È pensata per chi ha appena aperto la partita IVA e non sa da dove cominciare, ma anche per chi emette fatture da anni e ha dubbi su casi specifici.
L'obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto in Italia con il D.Lgs. 127/2015 e progressivamente esteso. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo è universale: coinvolge tutti i soggetti titolari di partita IVA, senza eccezioni legate al volume d'affari o al regime fiscale. Il quadro in vigore è il seguente:
| Soggetto | Obbligo dal | Note |
|---|---|---|
| Soggetti IVA in regime ordinario o semplificato | 01/01/2019 | Obbligo originario |
| Forfettari e minimi con ricavi > 25.000 € | 01/07/2022 | Primo ingresso forfettari |
| Forfettari e minimi con ricavi ≤ 25.000 € | 01/01/2024 | Estensione completa |
| Operatori sanitari (medici, psicologi, fisioterapisti…) con dati trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria | Esclusi | Divieto di fattura elettronica verso persone fisiche per prestazioni da refertare al STS; rimane l'obbligo verso altri soggetti IVA |
| Soggetti non residenti senza stabile organizzazione in Italia | Non obbligati | Possono emetterla volontariamente |
L'esclusione degli operatori sanitari verso persone fisiche non è facoltativa: è un divieto. Il medico che emette fattura elettronica B2C a un paziente che ha diritto alla detrazione 730 viola la normativa sulla privacy sanitaria, perché la fattura transiterebbe per il SDI con i dati sulla prestazione. In questo caso si usa la ricevuta cartacea o il documento trasmesso al Sistema Tessera Sanitaria.
Il Sistema di Interscambio (SDI) è la piattaforma tecnologica gestita dall'Agenzia delle Entrate che fa da intermediario tra chi emette la fattura e chi la riceve. Non è una piattaforma di pagamento né un registro contabile: è un nodo di instradamento e validazione dei file XML di fattura. Il percorso di ogni fattura elettronica passa obbligatoriamente per il SDI.
Il codice destinatario è il dato che permette al SDI di recapitare la fattura al cessionario/committente. È un codice alfanumerico di 7 caratteri assegnato al software di fatturazione del destinatario. Se il destinatario non ha un codice, si può usare il suo indirizzo PEC come canale di recapito alternativo, indicando il codice 0000000 nel campo Codice Destinatario e la PEC nel campo PEC Destinatario.
Una fattura scartata dal SDI si considera non emessa: deve essere corretta e ritrasmessa entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto, utilizzando lo stesso numero e la stessa data della fattura originale.
La fattura si considera emessa nella data indicata nel campo <Data> del file XML, non nella data in cui il SDI la consegna al destinatario. Per le fatture immediate la data deve coincidere con la data di effettuazione dell'operazione. Per le fatture differite (emesse entro il 15 del mese successivo per operazioni dello stesso mese, documentate da DDT) la data può essere quella di emissione entro il 15. Il ritardo nell'emissione rispetto alla data dell'operazione è una violazione sanzionabile.
La fattura elettronica italiana utilizza il formato XML FatturaPA, definito dalle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate (versione 1.3.2, attuale). Non è necessario conoscere il codice XML per usarlo: il software di fatturazione lo genera automaticamente. È però utile capire la struttura, perché i messaggi di errore del SDI fanno riferimento ai tag XML.
Il campo RegimeFiscale identifica il regime IVA del cedente/prestatore. I più comuni:
| Codice | Regime |
|---|---|
| RF01 | Regime ordinario |
| RF02 | Contribuenti minimi (L. 244/2007) |
| RF04 | Agricoltura e attività connesse e pesca |
| RF05 | Vendita sali e tabacchi (art. 74 co.1 DPR 633/72) |
| RF10 | Agenzie di viaggio e turismo (art. 74-ter DPR 633/72) |
| RF16 | Regime IVA del margine / beni usati |
| RF17 | IVA per cassa (art. 32-bis DL 83/2012) |
| RF19 | Regime forfettario (L. 190/2014) |
Una fattura elettronica priva di un dato obbligatorio viene scartata dal SDI con un codice errore specifico. I dati essenziali sono definiti dall'art. 21 del DPR 633/1972 e dalle specifiche tecniche FatturaPA:
| Dato | Dove compare nel XML | Note operative |
|---|---|---|
| Data di emissione | <Data> | Formato AAAA-MM-GG; deve coincidere con la data dell'operazione per fatture immediate |
| Numero progressivo | <Numero> | Deve essere univoco per anno solare; la numerazione può essere alfanumerica (es. 1/2026, FT-001-2026) |
| Dati del cedente/prestatore | <CedentePrestatore> | Partita IVA, codice fiscale, denominazione, sede, regime fiscale |
| Dati del cessionario/committente | <CessionarioCommittente> | Partita IVA o codice fiscale; per i privati senza P.IVA è sufficiente il CF |
| Natura, quantità, qualità dei beni/servizi | <DettaglioLinee> | Descrizione non generica; "Consulenza" da solo non è sufficiente per alcune categorie |
| Imponibile per aliquota | <DatiRiepilogo> | Importo su cui si applica l'IVA (o su cui si applica il codice natura) |
| Aliquota IVA e importo | <AliquotaIVA> <Imposta> | Se AliquotaIVA = 0.00 è obbligatorio il campo <Natura> |
| Codice natura | <Natura> | Obbligatorio se IVA = 0. Indica perché non si applica l'IVA (N1–N7) |
| Importo totale documento | <ImportoTotaleDocumento> | Somma di imponibili + IVA. Per fatture in reverse charge coincide con il solo imponibile |
I lavoratori autonomi soggetti a ritenuta d'acconto (professionisti, agenti) devono indicare la ritenuta nel campo <DatiRitenuta> dell'XML. La ritenuta non riduce l'<ImportoTotaleDocumento> (che rimane il totale lordo), ma viene indicata separatamente. Il committente applica la ritenuta sul compenso lordo (non sull'IVA), la trattiene e la versa all'Erario entro il 16 del mese successivo. Il professionista recupera la ritenuta in sede di dichiarazione come credito d'imposta.
Quando una fattura non espone l'IVA — perché l'operazione è esclusa, esente, non imponibile, soggetta a un regime speciale o a reverse charge — il campo <AliquotaIVA> vale 0.00 e il campo <Natura> deve indicare il motivo. I codici natura sono la voce che più genera errori ed equivoci, perché ogni codice ha una base normativa precisa e una casistica ristretta.
Di seguito lo schema completo, con descrizione, riferimenti normativi, esempi pratici e note operative per ogni codice.
Operazioni che non rientrano nel campo di applicazione dell'IVA per mancanza dei presupposti soggettivi (il cedente non agisce nell'esercizio d'impresa o professione) o oggettivi (l'operazione non è una cessione di beni o prestazione di servizi rilevante).
Operazioni che non sono territorialmente rilevanti in Italia: il luogo di effettuazione dell'operazione ai fini IVA è un altro Paese, quindi l'IVA italiana non si applica.
Cessioni di beni esportati al di fuori del territorio UE (esportazioni dirette o triangolari). Il bene deve fisicamente uscire dal territorio UE entro 90 giorni dalla consegna.
Cessioni di beni verso soggetti passivi IVA identificati in altri Paesi UE, con effettivo trasferimento fisico dei beni verso il Paese UE di destinazione.
Obbligo di presentazione del modello INTRASTAT per le cessioni intracomunitarie.
Cessioni di beni o servizi verso soggetti che hanno lo status di esportatori abituali e che emettono la dichiarazione d'intento al fornitore. L'esportatore abituale è chi nell'anno precedente (o nei 12 mesi precedenti) ha effettuato operazioni non imponibili in misura superiore al 10% del volume d'affari.
Operazioni che la legge assimila alle esportazioni pur senza esportazione fisica di beni, tipicamente per operazioni legate a navigazione marittima, aerea internazionale e organismi internazionali.
Usato storicamente per distinguere le operazioni ex N3.3 basate su dichiarazioni d'intento. Dal 2021 la distinzione si è chiarita con il sistema delle dichiarazioni d'intento elettroniche: N3.3 è ora la categoria standard per le cessioni verso esportatori abituali con dichiarazione d'intento. N3.5 rimane in uso per alcune casistiche particolari legate a depositi IVA.
Operazioni con soggetti con privilegi diplomatici o consolari, con organismi internazionali, con le Forze Armate NATO, con organismi UE per le loro attività istituzionali.
Si applica tra soggetti passivi IVA; non si applica alle vendite a privati consumatori finali.
Prestazioni di servizi di costruzione, ristrutturazione, manutenzione e completamento di edifici rese da subappaltatori a soggetti appaltatori del settore edile. Entrambe le parti (subappaltatore e appaltatore) devono operare nel settore edile con codici ATECO F.
Non si applica se l'appaltatore non opera nel settore edile (es. supermercato che commissiona ristrutturazione): in quel caso si applica il normale regime IVA con aliquota ordinaria.
Cessioni di fabbricati o di porzioni di fabbricato che rientrano nel campo IVA (cedute da imprese costruttrici o ristruttratrici) per le quali il cedente ha optato per l'imponibilità IVA, ma con applicazione del reverse charge.
Cessioni di dispositivi a circuito integrato (telefoni cellulari, tablet, microprocessori) nella fase distributiva precedente al commercio al dettaglio, cioè tra grossisti e rivenditori, non verso il consumatore finale.
Cessioni di console da gioco, laptop, PC e altri dispositivi elettronici nella fase anteriore al commercio al dettaglio, tra soggetti passivi IVA (stessa logica di N6.5 ma per elettronica di consumo più ampia).
Prestazioni di servizi rese tramite piattaforme o portali digitali (marketplace, piattaforme di intermediazione) da fornitori a soggetti passivi IVA, dove la piattaforma agisce come intermediario e si considera committente ai fini IVA.
Trasferimenti di quote di emissioni di gas a effetto serra, di elettricità e gas, di certificati verdi e garanzie di origine tra soggetti passivi IVA nel settore energetico.
Categoria residuale per tutti i casi di reverse charge non ricompresi nelle sottocategorie precedenti, previsti da norme specifiche o da decisioni di autorizzazione UE.
Il contribuente in regime forfettario ha alcune specificità nella fattura elettronica che lo distinguono dal soggetto in regime ordinario. È fondamentale conoscerle perché gli errori più comuni riguardano proprio i forfettari.
Il forfettario non addebita IVA sulle proprie fatture, ma non perché le sue operazioni siano esenti (N4) o non imponibili: la ragione è il regime speciale previsto dall'art. 1, commi 54–89 della L. 190/2014. Il campo <AliquotaIVA> vale 0.00, il campo <Natura> non viene compilato (è lasciato vuoto o non presente) e il codice <RegimeFiscale> è RF19. Il software di fatturazione gestisce questa logica automaticamente quando si imposta il regime forfettario.
In ogni fattura emessa in regime forfettario deve comparire la dicitura specifica prevista dalla legge. La formulazione più comune e corretta è:
"Operazione effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi 54–89 della Legge n. 190/2014 (regime forfettario). Il compenso non è soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'articolo 1, comma 67 della medesima legge."
La seconda parte (esonero dalla ritenuta) è rilevante: il forfettario non subisce ritenuta d'acconto, anche quando presta servizi a soggetti che normalmente la opererebbero. Il cliente che riceve una fattura forfettaria non deve trattenere la ritenuta.
Le fatture dei forfettari non espongono IVA e l'importo spesso supera 77,47 euro. In questi casi si applica l'imposta di bollo da 2 euro, che il forfettario deve versare trimestralmente tramite il portale Fatture e Corrispettivi (il sistema calcola automaticamente il totale). Non va richiesta al cliente né indicata come voce separata in fattura.
Il regime forfettario esenta dalla presentazione della dichiarazione IVA annuale, dalle liquidazioni periodiche e dal versamento dell'IVA. Tuttavia, il forfettario deve emettere fattura elettronica tramite SDI come qualsiasi altro soggetto IVA. Per una guida completa al regime: Regime forfettario 2026: guida completa e il modello per la dichiarazione dei redditi: Modello Redditi PF forfettari.
L'autofattura è una fattura che il soggetto emette a se stesso. Non è un documento "finto": ha validità giuridica piena e serve per regolarizzare situazioni in cui il fornitore non può emettere la fattura (fornitore estero, forfettario che acquista da soggetti non obbligati, ecc.) o in cui la normativa impone che sia il destinatario a documentare l'operazione.
| Tipo documento | Codice TD | Quando si usa |
|---|---|---|
| Autofattura per acquisti da fornitori esteri | TD17 | Acquisto di servizi da fornitore UE o extra-UE (reverse charge esterno, art. 17 co. 2 DPR 633/72). Il committente italiano emette TD17 integrando l'IVA italiana. |
| Autofattura per acquisti intracomunitari di beni | TD18 | Acquisto di beni da fornitore UE con trasferimento fisico in Italia (art. 46 DL 331/93). Il cessionario integra la fattura estera con IVA italiana tramite TD18. |
| Autofattura per acquisti da soggetti extra-UE di beni già in Italia | TD19 | Acquisto di beni già presenti nel territorio italiano da un soggetto estero non identificato in Italia (art. 17 co. 2 DPR 633/72). |
| Autofattura per mancata ricezione fattura | TD20 | Se il cessionario non riceve la fattura entro 4 mesi dalla data dell'operazione deve autofatturarsi entro il 30° giorno successivo per regolarizzare la posizione e versare l'IVA dovuta. |
| Autofattura per estrazione da deposito IVA | TD22 / TD23 | Estrazione di beni da deposito IVA con pagamento dell'imposta (TD22) o senza pagamento (TD23) per specifiche operazioni. |
| Autofattura per autoconsumo o cessioni gratuite | TD27 | Destinazione di beni a finalità estranee all'impresa (autoconsumo personale del titolare) o cessioni gratuite a terzi soggette a IVA. |
Le autofatture TD17, TD18 e TD19 vanno trasmesse al SDI con partita IVA mittente e destinatario coincidenti (quella del soggetto che si autofattura). Nel campo <CedentePrestatore> vanno i dati del fornitore estero e nel campo <CessionarioCommittente> i propri dati. Il SDI le gestisce correttamente proprio per questi tipi documento.
Il reverse charge è stato trattato nei codici N6 per il lato del fornitore. Dal lato del destinatario, è utile capire come gestire correttamente la ricezione di una fattura in reverse charge.
Quando si riceve una fattura italiana con codice N6.x, il destinatario deve:
Per le fatture elettroniche in reverse charge interno, l'integrazione avviene emettendo un documento TD16 (integrazione fattura reverse charge interno) che va trasmesso al SDI con i propri dati sia come mittente che come destinatario.
Quando si ricevono servizi da un fornitore estero (UE o extra-UE), il committente italiano deve emettere autofattura TD17 applicando l'IVA italiana. Il fornitore estero emette la propria fattura senza IVA italiana (per i fornitori UE) o con la propria imposta locale (per i fornitori extra-UE). La doppia registrazione neutralizza l'effetto per il soggetto con piena detrazione.
Le fatture emesse verso privati consumatori finali (B2C) hanno alcune specificità rispetto alle fatture B2B:
0000000 (sette zeri); se si conosce la PEC del privato si può indicarla nel campo apposito;<CodiceFiscale>;Le attività che effettuano operazioni al dettaglio con clienti privati (negozi, bar, ristoranti, professionisti con clientela prevalentemente privata) possono scegliere tra due modalità di documentazione:
Il cliente privato può richiedere la fattura in luogo dello scontrino, e il fornitore è obbligato a emetterla. La richiesta va fatta prima dell'operazione (per le attività con RT) o può avvenire entro i termini di emissione (per le attività che fatturano ordinariamente).
Le fatture emesse verso soggetti non residenti in Italia (clienti esteri, sia UE che extra-UE) non transitano normalmente per il SDI. Tuttavia, dal 1° luglio 2022 esiste l'obbligo — per i soggetti tenuti alla fattura elettronica — di trasmettere al SDI anche i dati delle fatture verso clienti esteri, tramite il sistema Esterometro (ora abolito) o direttamente tramite fattura elettronica con codice destinatario XXXXXXX (sette X maiuscole).
| Tipo cliente estero | Codice TD | Codice Natura tipico | Note |
|---|---|---|---|
| Soggetto passivo IVA UE (B2B) | TD01 | N2.2 | Servizi: territorialità nel Paese del committente. Beni: N3.2 se cessione intracomunitaria. |
| Privato UE (B2C) sotto soglia OSS | TD01 | IVA 22% italiana | Sotto 10.000 € annui: si applica IVA italiana ordinaria. |
| Privato UE (B2C) sopra soglia OSS | TD01 | N7 | IVA del Paese del consumatore, assolta tramite OSS. |
| Soggetto extra-UE (servizi) | TD01 | N2.2 | Servizi fuori campo IVA italiana per mancanza del presupposto territoriale. |
| Soggetto extra-UE (esportazione beni) | TD01 | N3.1 | Non imponibile ex art. 8 DPR 633/72. Necessaria la prova di esportazione. |
La trasmissione delle operazioni con l'estero al SDI con codice destinatario XXXXXXX sostituisce l'obbligo dell'Esterometro trimestrale, abolito dal 1° luglio 2022. Il termine di trasmissione è il 15° giorno del mese successivo all'operazione per le fatture attive emesse verso esteri; per le fatture passive ricevute dall'estero si usa invece l'autofattura (TD17, TD18, TD19) con termine al 15° del mese successivo alla registrazione.
Quando una fattura già emessa deve essere parzialmente o totalmente annullata o rettificata, si emette una nota di variazione:
La nota di credito non ha un termine temporale fisso per la sua emissione, ma l'IVA stornata è recuperabile solo entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all'anno in cui si è verificato il presupposto per la variazione (art. 26 DPR 633/72). Oltre tale termine, il recupero è possibile solo in caso di procedure concorsuali del debitore o di accordi di ristrutturazione del debito.
La nota di credito deve fare riferimento alla fattura originale: è buona prassi indicare nel campo descrizione il numero e la data della fattura stornata, anche se non è un campo obbligatorio del tracciato XML.
La fattura elettronica ricevuta tramite SDI non è "conservata" automaticamente dal fatto di essere digitale. La normativa (art. 39 DPR 633/72, D.Lgs. 82/2005 CAD, DPCM 3/12/2013) impone una conservazione sostitutiva a norma che garantisca per almeno 10 anni:
Questi requisiti si soddisfano con l'apposizione di firma digitale e marca temporale ai pacchetti di archiviazione, operazioni che non si possono fare semplicemente salvando le fatture in una cartella locale. I servizi disponibili sono:
| Servizio | Costo | Note |
|---|---|---|
| Agenzia delle Entrate — Fatture e Corrispettivi | Gratuito | Conserva automaticamente tutte le fatture transitate per il SDI. Accesso tramite SPID/CIE. Da attivare esplicitamente nelle impostazioni del portale. Conserva per 10 anni. |
| Software di fatturazione con conservazione inclusa (Fattura24, Aruba, Zucchetti…) | Incluso o a pagamento | Molti software includono la conservazione sostitutiva nel canone. Verificare che sia certificata secondo le specifiche AgID. |
| Conservatori accreditati AgID | A pagamento | Per aziende con volumi elevati o con esigenze specifiche di integrazione con sistemi ERP. Elenco accreditati su agid.gov.it. |
Il sistema sanzionatorio per le violazioni in materia di fattura elettronica è disciplinato dall'art. 6 del D.Lgs. 471/1997 e successive modifiche. Le sanzioni variano significativamente in base alla tipologia di violazione e alla circostanza che l'operazione sia imponibile IVA o meno.
| Violazione | Sanzione ordinaria | Note e riduzioni |
|---|---|---|
| Omessa o tardiva emissione della fattura — operazione imponibile | Dal 90% al 180% dell'IVA relativa all'operazione non documentata | Minimo 500 euro per violazione. È la sanzione più grave del sistema. |
| Omessa o tardiva emissione della fattura — operazione non imponibile, esente o esclusa (senza IVA) | Da 250 a 2.000 euro per ciascuna violazione | Sanzione fissa: non dipende dall'importo dell'operazione. |
| Fattura con indicazioni errate o incomplete che incidono sulla liquidazione IVA | Dal 90% al 180% della differenza di imposta | Es. aliquota sbagliata, imponibile errato, codice natura errato su operazione imponibile. |
| Fattura con dati formalmente errati che non incidono sulla liquidazione IVA | Da 250 a 2.000 euro | Es. descrizione insufficiente, indirizzo errato, codice natura sbagliato su operazione non imponibile già corretta. |
| Mancata conservazione sostitutiva | Da 1.000 a 50.000 euro | Sanzione del D.Lgs. 82/2005 (CAD), applicabile per mancata istituzione del sistema di conservazione. |
| Omessa trasmissione operazioni con l'estero (ex Esterometro) | 2 euro per fattura, max 400 euro/mese | Ridotta a 1 euro (max 200 euro/mese) se la trasmissione avviene entro i 15 giorni successivi. |
Le sanzioni per fatturazione elettronica sono riducibili tramite:
Per approfondire il regime fiscale più adatto alla propria attività: Guida al regime forfettario 2026 e Calcolatore convenienza forfettario. Per i modelli commerciali da allegare o citare in fattura: Modelli commerciali — contratti, NDA, lettere di incarico.
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