La nota spese di trasferta è il documento con cui il dipendente, l'amministratore o il collaboratore chiede il rimborso delle spese sostenute per lavorare fuori dalla sede abituale. Per l'azienda è il documento che giustifica il rimborso e ne determina il trattamento fiscale: un rimborso ben documentato non è tassato in capo al lavoratore ed è un costo deducibile; uno senza documentazione rischia di diventare retribuzione, con tasse e contributi.
L'art. 51, comma 5, del TUIR prevede tre sistemi per le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro. Il rimborso analitico rimborsa le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, che non concorrono al reddito; i rimborsi delle altre spese, anche non documentabili, non sono tassati fino a 15,49 euro al giorno (25,82 all'estero). L'indennità forfettaria è esente fino a 46,48 euro al giorno (77,47 all'estero). Il sistema misto combina rimborso di vitto o alloggio e indennità ridotta. Le trasferte nel comune della sede di lavoro seguono regole più restrittive: i rimborsi sono di regola tassati, salvo quelli per le spese di trasporto documentate dal vettore.
Dal 2025 i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente sono esclusi dal reddito del lavoratore, e deducibili per l'impresa, solo se le spese sono state pagate con strumenti tracciabili: carte di debito, di credito o prepagate, bonifici, applicazioni di pagamento. Uno scontrino pagato in contanti non rende tassabile la trasferta, ma rende tassabile quel rimborso. Il modello prevede una colonna per indicare il mezzo di pagamento di ogni spesa.
Chi usa la propria auto per la trasferta può ricevere un rimborso calcolato sui chilometri percorsi, moltiplicati per il costo chilometrico indicato dalle tabelle ACI per quel modello e quella percorrenza annua. Il rimborso non è tassato se la trasferta è fuori dal comune della sede di lavoro e i chilometri sono documentati: data, partenza, destinazione, motivo. Non è rimborsabile a questo titolo il tragitto casa-lavoro. Il rimborso può essere inferiore a quello ACI, non superiore se si vuole mantenere l'esenzione piena.
Dati del richiedente e del veicolo, tabella delle trasferte con località, motivo, chilometri, rimborso chilometrico, vitto, alloggio e altre spese, calcolo del rimborso chilometrico, dettaglio delle altre spese con mezzo di pagamento e numero del giustificativo, riepilogo con anticipi e saldo, dichiarazione del richiedente e firma di approvazione del responsabile.
Le stesse regole valgono, con alcune particolarità, per gli amministratori e i collaboratori coordinati: anche per loro il rimborso deve essere documentato e coerente con l'incarico. Per i professionisti con partita IVA le spese si riaddebitano invece in fattura o si sostengono direttamente come costi.
Di solito sì, insieme ai giustificativi, così che i rimborsi entrino nel cedolino del mese.
Sì, come voce non imponibile se ne ricorrono le condizioni.
Per il rimborso al dipendente basta il documento intestato o riferibile al lavoratore; se l'azienda vuole detrarre l'IVA serve la fattura intestata all'azienda.
Calcola gli importi con il calcolatore del rimborso chilometrico ACI e confronta con il fringe benefit dell'auto aziendale. Leggi la guida Auto aziendale o rimborso chilometrico: quale conviene. Se il collaboratore usa un'auto di terzi c'è il comodato d'uso del veicolo.
La nota spese vale anche per i collaboratori coordinati e continuativi e per gli amministratori con compenso deliberato.
Scheda a cura del Dott. Giorgio Taglione, Dottore Commercialista iscritto all'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Cassino (n. 658, sez. A). Aggiornata a ottobre 2026. Il modello è uno schema di partenza da adattare al caso concreto: non sostituisce una consulenza sulla situazione specifica.
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