Chi raccoglie i dati dei propri clienti deve consegnare un'informativa privacy (art. 13 del Regolamento UE 2016/679) e, nella grande maggioranza dei casi, tenere il registro delle attività di trattamento (art. 30). Il modello contiene entrambi i documenti, pensati per studi professionali, ditte e piccole imprese.
L'informativa
Titolare e contatti, dati trattati, tabella con finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione (esecuzione dell'incarico, obblighi fiscali e antiriciclaggio, tutela dei diritti, eventuale marketing con consenso), natura del conferimento, destinatari, trasferimenti fuori dall'UE, diritti dell'interessato e reclamo al Garante, con la casella facoltativa per il consenso alle comunicazioni promozionali.
Il registro dei trattamenti
Una scheda del titolare e una tabella con i trattamenti più comuni già impostati: clienti, fornitori, personale, antiriciclaggio e marketing, con finalità, categorie di interessati e di dati, destinatari, tempi di conservazione e misure di sicurezza. In fondo, l'elenco dei fornitori nominati responsabili del trattamento: gestionale, email, cloud, commercialista, consulente paghe.
È obbligatorio il registro?
L'esenzione per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti non vale quando il trattamento non è occasionale, quando riguarda dati particolari o può presentare rischi: chi gestisce clienti, fornitori o dipendenti in modo continuativo di fatto deve tenerlo. Il Garante può chiederne l'esibizione.
Domande frequenti
L'informativa va firmata dal cliente?
Non è obbligatorio, ma conviene poter dimostrare di averla consegnata: per questo il modello prevede la firma per presa visione.
Per i dati fiscali serve il consenso?
No: per eseguire l'incarico e adempiere agli obblighi di legge la base giuridica è il contratto o la legge. Il consenso serve per il marketing.
Per quanto conservo i dati?
I documenti contabili e fiscali per dieci anni; gli altri dati per il tempo necessario alla finalità.
Collegamenti utili
Per i fornitori che trattano dati per tuo conto usa la nomina a responsabile del trattamento; per i clienti dello studio il questionario antiriciclaggio.
Scheda a cura del Dott. Giorgio Taglione, Dottore Commercialista iscritto all'Ordine di Cassino. Aggiornata a novembre 2026: il modello è uno schema di partenza da adattare al caso concreto.
