Con l’avvento delle fatture elettroniche nel 2014 verso la Pubblica Amministrazione e nel 2019 con il più diffuso obbligo verso i privati ed i consumatori finali, le aziende sono tenute a conservare le fatture in modo diverso rispetto a quanto fatto finora.
Il processo di conservazione di un documento elettronico come le e-fatture, non si limata ad avere una copia del documento sul proprio PC o su qualche supporto digitale ma risponde a determinate specifiche definite dalla legge che impone determinati requisiti affinché il documento possa essere considerato “a norma” ossia che conservi il suo valore nel tempo.

Affinché la conservazione di un documento elettronico possa definirsi “a norma”, deve rispettare determinati requisiti quali:

• -autenticità. Garantire che il documento sia ciò che dichiari di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche;
• -integrità: garantire che il documento non subisca modifiche non autorizzate;
• -affidabilità: garantire il livello di fiducia verso colui che legge il documento ed in particolare sulla visualizzazione leggibile dello stesso;
• -leggibilità: garantire la fruibilità delle informazioni contenute nel documento,
• -reperibilità: garantire la capacità di reperire ed esibire il documento con le caratteristiche sopra riportate.

Con specifico riferimento alle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di archiviazione sostitutiva. Per poter accedere a tale servizio, è necessario sottoscrivere un apposito accordo non negoziabile entro il 30 giugno 2021. Il termine inizialmente fissato il 28 febbraio 2020 e stato prorogato, ancora una volta, per le problematiche legate alla privacy.

L’adesione al servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate non è obbligatoria potendosi affidare ad altri enti. Aderendo al servizio, l’Agenzia delle Entrate conserverà le fatture elettroniche per un periodo di 15 anni mentre ogni 3 anni è necessario rinnovare la sottoscrizione al servizio.

La scadenza del 10 marzo non riguarda la sottoscrizione del servizio ma bensì è il termine ultimo per inviare le fatture elettroniche in conservazione in ogni modo essa venga effettuata. Il processo di conservazione deve, infatti, concludersi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali dei redditi. Considerando che il termine ultimo per l’invio delle dichiarazioni dei redditi riferite al periodo d’imposta 2019 era il 10 dicembre 2020, il termine ultimo cade, appunto, il 10 marzo 2021.

Il processo di conservazione sostitutiva presso l’Agenzia delle Entrate, per coloro che hanno sottoscritto il servizio nel 2020 o successivamente non è particolarmente agevole in quanto occorre provvedere all’invio manuale dei documenti (per singolo documento o in archivi contenenti un massimo di 10 documenti). La conservazione, infatti, avviene in automatico solamente con i documenti transitati presso il Sistema di Interscambio successivamente alla data di sottoscrizione.

Se il contribuente non intende aderire al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, quest’ultima, dopo aver recapitato la fattura al destinatario, cancellerà i dati dal file della fattura memorizzando solo i dati che non riguardano la natura, la qualità e la quantità dei beni e dei servizi.

Il mancato adempimento relativo alla corretta conservazione dei documenti elettronici ha un profilo sanzionatorio severo. E’ applicabile il disposto dell’articolo 9 del Decreto Legislativo 471/97 che prevede una sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro per chi non conserva i documenti previsti dalle leggi in materia di IVA o da altre disposizioni tributarie.